Praxisorientierte Automatisierung & Software
Wir unterstützen Unternehmen und Vermieter dabei, zeitraubende Routineabläufe durch intelligente Automatisierungen zu ersetzen und bestehende Systeme reibungslos miteinander zu verbinden.
Intelligente Workflow- & Prozessautomatisierung
Manuelle Datenübertragungen, ständiges Abgleichen von Kalendern und das manuelle Versenden von Standardnachrichten kosten täglich wertvolle Arbeitszeit. Wir bauen zuverlässige Automatisierungen, die diese Aufgaben eigenständig, sekundenschnell und fehlerfrei im Hintergrund abarbeiten.
Typische Aufgaben im Hintergrund
- • Automatische Datenübernahme zwischen Buchungsportalen, Webseiten und internen Tools
- • Pünktlicher, automatisierter Versand von Bestätigungen, Anfahrtsplänen und Zutrittscodes
- • Sofortige automatische Benachrichtigung bei Buchungsänderungen oder Stornierungen
- • Automatische Datenpflege ohne doppelte Erfassung in mehreren Programmen
Ihr messbarer Nutzen
- • Bis zu 80% Zeitersparnis bei wiederkehrenden Verwaltungsvorgängen
- • Zuverlässiger 24/7 Betrieb auch nachts und an Wochenenden
- • Keine Übertragungsfehler, vergessene E-Mails oder Terminüberschneidungen
- • Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft und die persönliche Kunden- oder Gästebetreuung
Automatische Dokumenten- & Rechnungserfassung
Das Abtippen von Rechnungen, Lieferscheinen oder Buchungsbelegen ist fehleranfällig und zeitraubend. Wir automatisieren das Auslesen relevanter Informationen aus E-Mails, PDFs und Formularen und überführen sie ordnungsgemäß in Ihre Buchhaltung oder Ihr Warenwirtschaftssystem.
Leistungsumfang
- • Automatisches Auslesen von Beträgen, Rechnungsnummern, Daten und Positionen
- • Automatische Erstellung von Rechnungsentwürfen direkt in Ihrem Buchhaltungssystem
- • Schnelles Auffinden von Verträgen, Kundenunterlagen und Richtlinien
- • 100% datenschutzkonforme Speicherung nach deutschem DSGVO-Standard
Praxis-Ergebnis
- • Keine Zahlendreher und keine verloren gegangenen Rechnungsbelege
- • Sekundenschnelle Buchhaltungsvorbereitung für Steuerberater oder Buchhalter
- • Entlastung Ihres Büros von unproduktiver Fleißarbeit
- • Lückenlose Nachvollziehbarkeit und GoBD-Konformität
Maßgeschneiderte Software- & Schnittstellenlösungen
Oft gibt es keine Standardsoftware von der Stange, die exakt zu Ihren betrieblichen Abläufen passt. Mit über 20 Jahren praktischer Softwareentwicklung verbinden wir Ihre bestehenden Insel-Lösungen durch sichere Schnittstellen oder entwickeln passgenaue Softwarebausteine, die exakt Ihre Anforderungen erfüllen.
Was wir für Sie umsetzen
- • Entwicklung direkter Schnittstellen zwischen Ihren Programmen und Portalen
- • Übersichtliche Steuerungs-Masken und Dashboards für Ihre tägliche Übersicht
- • Sichere Anbindung von Smart-Locks, Zeiterfassungssystemen oder E-Mail-Diensten
- • Schnelle, wartungsarme und zukunftssichere Softwarestrukturen
Qualitätsversprechen
- • Kein teurer Komplettwechsel Ihrer bestehenden Software nötig
- • Volle Eigentümerschaft: Der Quellcode gehört Ihnen ohne Abhängigkeit
- • Gründlich getestet, stabil im Dauereinsatz und transparent dokumentiert
- • Direkter Ansprechpartner ohne zwischengeschaltete Callcenter
Potenzialanalyse & Schnelle Umsetzung
Sie möchten wissen, wo sich Automatisierung in Ihrem Betrieb am schnellsten auszahlt, ohne langwierige Beratungszyklen zu durchlaufen? Wir prüfen Ihre Prozesse unkompliziert und demonstrieren Ihnen in kurzer Zeit an einem echten Funktionsmuster, wie der automatisierte Ablauf in der Realität aussieht.
Ablauf der Analyse
- • 30-minütige Bestandsaufnahme Ihrer täglichen manuellen Schritte
- • Aufzeigen der 2–3 wirksamsten Automatisierungspotenziale mit konkreter Zeitrechnung
- • Bereitstellung eines funktionierenden Prototyps innerhalb von 1–2 Wochen
- • Klare, verlässliche Festpreis- oder Meilenstein-Angebote
Ihr Ergebnis
- • Sofortige Klarheit über Kosten, Ersparnis und Machbarkeit
- • Kein Risiko: Sie sehen das System arbeiten, bevor Sie investieren
- • Verständliche Sprache auf Augenhöhe – garantiert ohne IT-Chinesisch
- • Pragmatischer Schritt-für-Schritt-Plan für Ihren Betrieb
Aus der Praxis: Vollautomatisches Apartment- & Gästemanagement
Wie ein Betreiber von Monteur- und Ferienwohnungen mit über 10 Einheiten wöchentlich viele Stunden Verwaltungszeit einspart und seinen Gästen einen flexiblen 24/7 Check-in bietet.
Die Ausgangssituation
Bei einer Vielzahl an Apartments und häufig wechselnden Gästen, Monteuren und Urlaubern entstand im Tagesgeschäft ein enormes Maß an zeitraubender Routine: Buchungsdaten manuell aus Portalen wie Booking.com übertragen, Kalender aktuell halten, Rechnungen vorbereiten, Check-in-Nachrichten verfassen und Schlüsselübergaben auch spät abends koordinieren. Bei Stornierungen verdoppelte sich dieser bürokratische Aufwand.
Die automatisierte Gesamtlösung
Entwicklung eines voll integrierten Systems, das alle zeitraubenden Schritte rund um die Uhr im Hintergrund erledigt – fehlerfrei, in Echtzeit und ohne manuelles Eingreifen.
Der messbare Nutzen für den Betrieb
Mehrere Stunden manuelle Verwaltungsarbeit pro Woche entfallen komplett – das Team gewinnt wertvollen Freiraum für persönlichen Gästeservice und die Expansion.
Spürbar weniger Personalaufwand für wiederkehrende Bürotätigkeiten, Datenabgleich und späte Schlüsselübergaben vor Ort.
Alle Systeme – von externen Buchungsportalen über zentrale Belegungsübersichten bis zur Buchhaltung – sind sekundenschnell synchronisiert.
Gäste erhalten pünktlich alle Anreise-Informationen und reisen auch spät abends flexibel per digitalem Zutrittscode selbstständig an.
5 Kern-Workflows im erfolgreichen Live-Einsatz
Vollautomatisches Buchungs- und Belegungsmanagement
Sobald eine neue Buchung über ein Portal (z. B. Booking.com) eingeht, wird diese sofort in den entsprechenden Apartment-Kalender und die zentrale Buchungsübersicht eingetragen.
Automatisierte Gäste-Kommunikation & digitaler Zutritt
Der Gast erhält pünktlich vor Anreise eine professionelle Nachricht mit Anfahrtsdetails, WLAN und Hinweisen. Zeitgleich wird ein zeitlich exakt auf den Aufenthalt begrenzter digitaler Zutrittscode für das Türschloss generiert.
Nahtlose Buchhaltungsvorbereitung
Der Rechnungsentwurf wird mit allen buchungsrelevanten Daten direkt und ordnungsgemäß im Buchhaltungssystem angelegt, ohne dass Zahlen händisch abgetippt werden müssen.
Vollständiges Stornierungsmanagement
Storniert ein Gast, räumt das System vollautomatisch auf: Der Kalender wird sofort für neue Gäste freigegeben, Rechnungsentwürfe werden bereinigt und der Zutrittscode wird unverzüglich deaktiviert.
Automatische DSGVO-Systembereinigung
Abgelaufene Codes und temporäre Gastdaten werden nach dem Check-out turnusmäßig und datenschutzkonform aus den Schlössern und Systemen entfernt.
Auch für Ihre Abläufe adaptierbar
Dieses System läuft dauerhaft stabil im Live-Betrieb und lässt sich flexibel und passgenau auf Ihre bestehenden Abläufe und Softwareprogramme übertragen.
Möchten Sie wiederkehrende Routinearbeiten loswerden?
Lassen Sie uns unverbindlich prüfen, welche Schritte in Ihrem Betrieb sofort automatisiert werden können.